Warum diese Fragen vor der Buchung Geld und Stress sparen
Eine schöne Eventlocation kann für Gäste perfekt wirken und trotzdem ungeeignet für das gewünschte Catering sein. Entscheidend ist, was hinter den sichtbaren Räumen passiert: Wo darf das Fahrzeug halten? Wie weit ist der Weg zur Ausgabe? Welche Kühlung ist wirklich frei? Reicht der Strom gleichzeitig für Warmhaltung, Kaffeebar und Licht? Und darf überhaupt ein externer Caterer arbeiten?
Wer diese Punkte erst nach Vertragsabschluss klärt, hat kaum noch Spielraum. Dann wird aus dem geplanten Menü möglicherweise ein einfacheres Buffet, zusätzliche Technik muss kurzfristig gemietet werden oder das Team braucht mehr Stunden als vorgesehen. Die folgenden Fragen übersetzen unklare Aussagen wie „Küche vorhanden“ oder „Geschirr inklusive“ in Informationen, die sich kalkulieren und verlässlich bestätigen lassen.
- Fremdcaterer erlaubt?
- Zugang und Aufbauzeit?
- Küche, Strom und Kühlung?
- Geschirr, Gläser und Reinigung?
- Sperrzeiten und Schlechtwetterplan?
Die 15 wichtigsten Fragen an deine Eventlocation
1. Darf ein externer Caterer arbeiten?
Manche Locations haben einen festen Gastronomiepartner, verlangen Korkgeld oder berechnen eine Fremdcaterer-Pauschale. Lass dir schriftlich bestätigen, ob SERVIERT. Speisen, Getränke und Personal stellen darf und welche Kosten die Location zusätzlich erhebt.
2. Welche Räume und Zeiten sind gebucht?
Die reine Feierzeit reicht nicht. Benötigt werden Zugang für Anlieferung, Aufbau, Service, Abbau und Rückholung. Steht der Raum erst kurz vor Gästeankunft zur Verfügung, muss das Konzept mit weniger Aufbau und vorbereiteten Modulen funktionieren.
3. Wie weit ist der Ladeweg?
Frage nach Ladezone, Zufahrtshöhe, Parkmöglichkeit, Treppen, Aufzug, Türbreiten und dem Weg bis zur Küche oder Ausgabe. Hundert Meter mit Kisten und Warmhaltegeräten sind personell etwas anderes als eine ebenerdige Tür am Parkplatz.
4. Was bedeutet „Küche vorhanden“ konkret?
Eine Haushaltsküche, Teeküche und Produktionsküche sind nicht gleichwertig. Bestätigt werden Arbeitsfläche, Herd, Ofen, Spüle, Warmwasser, Abluft, freie Kühlung, Tiefkühlmöglichkeit und die erlaubte Nutzungszeit.
5. Welche Stromleistung ist verfügbar?
Warmhaltegeräte, Kaffeemaschine, Kühlung und Licht können gleichzeitig laufen. Die Location sollte Steckdosen, Absicherung und getrennte Stromkreise benennen. Mehrfachsteckdosen ersetzen keine belastbare Leistungsplanung.
6. Gibt es Trinkwasser und einen Abwasserweg?
Für Händehygiene, Getränkezubereitung und Reinigung braucht es zugängliches Trinkwasser. Ebenso wichtig ist, wo Abwasser und Flüssigkeitsreste fachgerecht entsorgt werden dürfen.
7. Wie viel Kühlraum ist am Veranstaltungstag frei?
Ein Kühlschrank kann vorhanden und trotzdem mit Getränken oder Locationbestand belegt sein. Frage nach tatsächlich freier Fläche, Temperatur, Zugang und dem Zeitpunkt, ab dem Kühlgut eingestellt werden darf.
8. Welches Mobiliar ist in welcher Stückzahl enthalten?
Lass Maße und Anzahl von Banketttischen, Stehtischen, Stühlen, Buffet- und Beistelltischen bestätigen. Fotos helfen, Qualität und Farbe einzuschätzen. Für Tischwäsche sind Tischform, Länge, Breite, Durchmesser und gewünschter Überhang notwendig.
9. Welches Geschirr und welche Gläser sind wirklich vorhanden?
„Ausreichend“ ist keine Stückzahl. Benötigt werden Serie, Größe und Menge von Tellern, Besteck, Tassen sowie Wasser-, Wein-, Sekt- und Biergläsern. Kläre außerdem, ob Material während des Events gespült werden kann.
10. Wer übernimmt Reinigung und Müll?
Zu klären sind Spülmaschine, Spülkörbe, Reinigungsmittel, Mülltrennung, Altglas, Restmüll und der Sammelplatz für gebrauchtes Mietmaterial. Auch die Endreinigung von Küche, Bar und Außenfläche braucht eine klare Zuständigkeit.
11. Welche Regeln gelten für Getränke und Bar?
Frage nach Getränkebindung, Korkgeld, eigener Bar, Eis, Kühlung und Ausschankende. Wenn Getränke von SERVIERT. kommen, müssen Gläser, Kühlleistung, Leergut und Rückholung im selben Plan stehen.
12. Welche Sperrzeiten, Lautstärkegrenzen und Außenregeln gelten?
Außenmusik, Terrassennutzung oder Glas im Garten können zeitlich begrenzt sein. Notiere, wann Türen geschlossen, Musik reduziert und Gäste nach innen wechseln müssen. Das beeinflusst Bar, Mobiliar und Servicewege.
13. Wie sieht der Schlechtwetterplan aus?
Ein Ausweichraum muss nicht nur existieren, sondern die Gästezahl, das Mobiliar und die Ausgabe aufnehmen können. Lege fest, wer bis wann entscheidet und wie Buffet, Bar und Empfang bei einem Wechsel angeordnet werden.
14. Wer koordiniert andere Dienstleister?
Fotografie, Musik, Technik, Floristik und Reden greifen in den Cateringablauf ein. Eine zentrale Kontaktperson sammelt Änderungen und bestätigt die aktuelle Zeitlinie. So wird ein warmer Gang nicht während einer ungeplanten Ansprache fertiggestellt.
15. Wann müssen Aufbau, Abbau und Rückholung beendet sein?
Veranstaltungsende und Arbeitsende sind selten identisch. Nach dem letzten Gast folgen Abräumen, Sortieren, Verpacken und gegebenenfalls Reinigung. Wenn Mietmaterial erst am Folgetag abgeholt werden darf, braucht es einen sicheren Lagerplatz und Zugang.
Praxisbeispiel: 80 Gäste, Empfang und Buffet
Geplant sind ein Sektempfang ab 16 Uhr und ein Buffet um 19 Uhr. Die Location nennt eine Küche und 80 Stühle. Das klingt zunächst ausreichend. Bei der konkreten Prüfung zeigt sich jedoch: Der Caterer darf erst um 15 Uhr anliefern, die Küche besitzt nur einen Haushaltskühlschrank, der Lastenaufzug ist bis 17 Uhr für einen anderen Dienstleister reserviert und die vorhandenen Gläser reichen nur für Wasser.
Aus diesen vier Informationen folgen echte Entscheidungen. Kalte Komponenten werden in eigener Kühlung angeliefert. Der Empfang wird vollständig vorbereitet und braucht keine Produktion vor Ort. Das Buffet erhält kompakte Warmhaltemodule mit bestätigtem Stromkreis. Für Wasser, Sekt und Wein werden Gläser ergänzt; gleichzeitig wird ein Sammelplatz für gebrauchtes Material eingerichtet. Weil der Aufzug erst später frei ist, kommt ein Teil des Teams früher und die Location bestätigt eine Ausnahme für den Küchenzugang.
Ohne diese Prüfung wäre der Food-Preis zwar gleich geblieben, der Veranstaltungstag aber nicht belastbar gewesen. Genau deshalb trennt SERVIERT. Speisen, Personal, Material und Logistik im Richtpreis. Jede Änderung wirkt nur auf die betroffene Leistung und nicht als unklare Pauschale auf den gesamten Auftrag.
Kompakte Checkliste zum Kopieren
Schicke diese Punkte an die Location und bitte um eine schriftliche Antwort oder einen kurzen gemeinsamen Rundgang:
- Darf ein externer Caterer arbeiten?
- Welche Räume und Zeiten sind gebucht?
- Wie weit ist der Ladeweg?
- Was bedeutet „Küche vorhanden“ konkret?
- Welche Stromleistung ist verfügbar?
- Gibt es Trinkwasser und einen Abwasserweg?
- Wie viel Kühlraum ist am Veranstaltungstag frei?
- Welches Mobiliar ist in welcher Stückzahl enthalten?
- Welches Geschirr und welche Gläser sind wirklich vorhanden?
- Wer übernimmt Reinigung und Müll?
- Welche Regeln gelten für Getränke und Bar?
- Welche Sperrzeiten, Lautstärkegrenzen und Außenregeln gelten?
- Wie sieht der Schlechtwetterplan aus?
- Wer koordiniert andere Dienstleister?
- Wann müssen Aufbau, Abbau und Rückholung beendet sein?
Ergänze anschließend Fotos von Zufahrt, Küche, Kühlung, Stromverteilung, Buffetfläche und Rücklauf. Für größere Veranstaltungen ist ein Termin vor Ort meist günstiger als mehrere Annahmen im Angebot.
Was SERVIERT. aus den Antworten ableitet
Aus den bestätigten Angaben entstehen Food-Format, Teamstärke, Materialbedarf und Aufbauzeit. Ein Buffet ohne Betreuung kann sinnvoll sein, wenn Ausgabe, Strom und Rückgabe klar sind. Ein serviertes Menü benötigt zusätzlich präzise Gangzeiten, ausreichende Anrichtefläche und kurze Servicewege. Flying Dinner verlangt Servicestationen, Ablageflächen für Gäste und einen geregelten Tablett- und Geschirrrücklauf.
Auch Getränke hängen an der Location. Eigene Getränkebindung, Korkgeld oder fehlende Kühlung verändern das Modell. Im Planer wählst du die gewünschten Getränke; passende Gläser werden anschließend bewusst bestätigt oder als vorhandener Bestand markiert. So wird nichts doppelt gebucht und nichts Wesentliches vergessen.
Häufige Fragen
Sollte die Location vor dem Catering gebucht werden?
Nur wenn Cateringbindung, Küche, Ladeweg und Zeitfenster bereits geklärt sind. Sonst kann die Location das gewünschte Food-Format unnötig verteuern oder technisch ausschließen.
Reichen Fotos der Küche?
Fotos sind hilfreich, ersetzen aber keine Angaben zu Strom, Kühlung, freier Arbeitsfläche und Nutzungszeit. Ideal ist eine kurze schriftliche Bestätigung durch die Location.
Wer stellt Geschirr und Gläser?
Das kann die Location oder SERVIERT. übernehmen. Entscheidend sind bestätigte Stückzahlen, einheitliche Qualität, Reinigung und Rückgabeweg.
Wann entsteht ein verbindlicher Preis?
Nach Prüfung von Termin, vollständiger Adresse, Gästezahl, Food-Format, Locationbedingungen und benötigten Zusatzleistungen.
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Buffet, Menü oder Flying zusammenstellen.
Gästezahl eintragen, Getränke, Service und Ausstattung ergänzen und den Richtpreis direkt sehen.
CATERING PLANEN →Autor: Imran Farzand, gelernter Koch und Caterer. Fachlicher Stand: Oktober 2026. Die Checkliste ersetzt keine technische Abnahme oder individuelle Vertragsprüfung der Location.